Cách viết E-mail xin việc hiệu quả [Kỹ năng mềm]

Nộp hồ sơ xin việc qua e-mail đang là xu hướng phổ biến và được nhiều nhà tuyển dụng ưu tiên lựa chọn. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng nhận được hàng chục, thậm chí hàng trăm e-mail xin việc mỗi ngày. Làm thế nào để e-mail của bạn dễ gây thiện cảm và chú ý của nhà tuyển dụng nhất?

1. Cách chọn địa chỉ E-mail:

- Bạn nên chọn một E-mail "nghiêm túc", ví dụ như dangthanhcong@yahoo.com (hoặc @gmail.com) nếu bạn tên là "Đặng Thành Công", hoặc một email tương tự kiểu như thế để sử dụng xin việc làm cũng như sử dụng lâu dài trong quá trình làm việc sau này.

- Đừng bao giờ sử dụng những email kiểu nhoccodon@... kelangthang@... deptrai8x@... những E-mail như vậy sẽ gây mất thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên của Nhà tuyển dụng, đơn giản vì họ cảm thấy bạn không nghiêm túc và thấy bị coi thường.

2. Không sử dụng tài khoản email làm việc của bạn:

Dùng email làm việc để xin việc là chọn lựa không những không thông minh vì rất nhiều công ty kiểm soát nội dung email của nhân viên mà còn gây ra những ấn tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng tiềm năng. Làm sao họ có thể chắc chắn là bạn sẽ không làm điều tương tự như vậy trong tương lai khi sử dụng trang thiết bị, phần mềm trong công ty và thời gian làm việc để ứng tuyển cho một trí mới.

3. Phần chủ đề (tiêu đề) e-mail đầy đủ và rõ ràng:

Viết tiêu đề e-mail với thông tin phù hợp mục đích và vị trí của bạn. Không được để trống dòng tiêu đề, hoặc dùng một tiêu đề chung chung như “Xin chào”.

Hãy cho Nhà tuyển dụng nhận biết ngay mục đích e-mail của bạn tại ngay khi mở hòm mail.

Ví dụ: “Đơn xin ứng cử vào Vị trí Giám đốc Bán hàng”, như vậy bạn sẽ có cơ hội được xem xét ngay hoặc Nhà tuyển dụng dễ dàng tìm lại vào ngày hôm sau.

Mẹo:

Thay vì viết phần chủ đề chung chung như “Ứng tuyển cho vị trí… ”, bạn có thể áp dụng công thức “Vị trí ứng tuyển +Họ Tên + Số năm kinh nghiệm làm việc + Trình độ”.

Ví dụ:
"Ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng kinh doanh + Nguyễn Văn A + 10 năm kinh nghiệm + MBA, ĐH Quốc gia Singapore"

Hãy tập trung vào những cụm từ nêu bật phẩm chất tốt nhất của bạn. Kiểu chủ đề này sẽ gây ấn tượng và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng hơn, thôi thúc họ mở và đọc hết email của bạn.

4. Nội dung Email xin việc

- Nên để nội dung đơn xin việc vào mail: vì nó sẽ giúp người nhận ( nhân sự) có thể đọc ngay và có được cái thông tin ban đầu về bạn mà không cần phải tải cái đơn xin việc về ( khi bạn đính kèm).

- Người nhận email : Nếu có thể, hãy viết rõ tên và chức vụ người mà bạn muốn gửi email tới. Điều này sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng thay vì gửi một cách chung chung như “Kính gửi Quý công ty” hay “Kính gửi ông/bà”.

- Đừng chỉ viết ngắn gọn “Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí X và đính kèm là sơ yếu lý lịch của tôi”. Hãy nêu khái quát những điểm mạnh của bản thân, lý do nhà tuyển dụng nên chú ý tới bạn. Từ đó khiến họ tò mò và tìm hiểu nhiều hơn về bạn. Đây có thể là phiên bản ngắn gọn của thư xin việc và như vậy bạn cũng không cần gửi đính kèm thư xin việc.

- Tốt nhất nên gạch ra 4 - 5 dòng ngắn gọn vì người nhận sẽ chỉ nhanh chóng lướt qua trong vài giây.  Hãy đọc kỹ phần mô tả công việc của nhà tuyển dụng, bắt lấy một vài “từ khóa” và sử dụng chúng trong email để nhà tuyển dụng thấy được sự phù hợp của bạn với vị trí công việc.

- Cám ơn người nhận đã dành thời gian quan tâm, cân nhắc trường hợp của mình. Và mong chờ nhận được các thông tin phản hồi sớm và mong muốn có được sự liên hệ tiếp sau.
(Bạn hãy chủ động gọi điện đển Nhà tuyển dụng vài ngày sau khi gửi e-mail. Những người phụ trách tuyển dụng thường cực kỳ bận rộn vì phải xem xét nhiều đơn xin việc. Việc tiếp tục liên lạc bằng cách gọi điện bảo đảm cho bạn không bị bỏ sót.)

- Chữ ký : Bạn nên cung cấp địa chỉ liên lạc bao gồm địa chỉ email, số điện thoại… trong phần chữ ký để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ với bạn.

5. Đính kèm gì trong hồ sơ xin việc qua email?

- Đơn xin việc
- CV
- Tất cả bằng cấp và chứng chỉ có được (scan hoặc chụp hình)
- Bảng điểm (nếu mới ra trường).
- Giấy khám sức khỏe. (Khi được yêu cầu).

CV và đơn xin việc tốt nhất nên chuyển sang pdf vì: nếu để word thì dễ bị hiển thị sai định dạng khi người nhận dùng bản office khác bạn

Chú ý: Khi đính kèm CV, thư xin việc hay bất cứ tài liệu nào khác theo yêu cầu của công ty, hãy đảm bảo rằng tên của các tài liệu ấy có chứa tên của bạn, ví dụ như "HoangVu_CV.pdf" hay "HoangVu_DonXinViec.pdf". Đừng quên rằng số đơn xin việc gửi đến nhà tuyển dụng có thể lên tới 100 hoặc hơn. Nếu trong đó có một vài tài liệu đều được xác định là ‘CV.doc’, thay vì đặt tên khác cho chúng, người có trách nhiệm có thể chẳng ngó ngàng gì đến.

6. Đọc lại e-mail và kiểm tra lỗi chính tả

Cẩn thận với phần ngữ pháp và chính tả nếu bạn muốn nhà tuyển dụng coi mình như một người chuyên nghiệp. Hãy đọc lại e-mail hoặc tốt hơn là nhờ một người khác xem giúp bạn kỹ càng trước khi bạn ấn nút “Gửi”.

Mẫu nội dung mail xin việc cho các bạn tham khảo:

Nguyễn Văn A 123 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Kính gửi: Bà Caroline Jones    (Có thể thay bằng : Ban tuyển dụng Công ty ABC)              Giám Đốc Nhãn Hiệu              Công ty Golden Age Thưa bà Jones, Thông qua báo Tuổi Trẻ, tôi được biết Quý Công ty đang cần tuyển Trợ Lý Giám Đốc Nhãn Hiệu. Tôi mong muốn được thử sức mình trong môi trường làm việc hết sức năng động của Quý Công ty. Với trình độ và kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này tại công ty Golden Age. Như đã đề cập trong hồ sơ đính kèm, tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc với các công ty sản xuất hàng tiêu dùng (FMCG) ở vị trí Nhân Viên Nhãn Hiệu. Ngoài ra, tôi còn có kinh nghiệm về marketing trong suốt thời gian làm việc với công ty Java – chuyên kinh doanh các mặt hàng kỹ thuật cao như máy vi tính và điện thoại di động… Là một trong mười sinh viên tốt nghiệp hàng đầu của trường Đại Học Kinh Tế TP HCM, tôi hoàn toàn tự tin với vốn kiến thức về lĩnh vực thương mại của mình. Thêm vào đó, tôi có một năm kinh nghiệm làm việc cho một công ty kinh doanh nước giải khát ở vị trí “chuyên viên phân tích nghiệp vụ” sau khi tốt nghiệp. Tôi tin rằng đó là những nền tảng quý báu có thể giúp tôi hiểu rõ và đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng của Quý Công ty. Cám ơn bà đã dành thời gian quý báu để xem xét thư xin việc này. Tôi rất mong bà có thể sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp gần đây nhất để tôi có thể trình bày rõ hơn về bản thân cũng như tìm hiểu thêm các yêu cầu chi tiết cho vị trí Trợ Lý Giám Đốc Nhãn Hiệu của Golden Age. Xin cám ơn! Trân trọng Nguyễn Văn A 123 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội, SĐT: 098.8888.888 - Mail : nguyenvana@gmail.com (Xin vui lòng tham khảo hồ sơ xin việc đính kèm)